9 mẹo hữu ích giúp tận dụng tối đa Google Chat trong công việc và giao tiếp

Google Chat sử dụng Spaces như những nhóm trò chuyện tăng cường, giúp người dùng dễ dàng tổ chức thảo luận hoặc phối hợp dự án với nhóm thành viên do chính họ lựa chọn. Mỗi Space có thể đặt tên, mô tả, và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người. Việc chia sẻ tài liệu cũng được quản lý tiện lợi hơn.

Để tạo Space mới trên nền web, người dùng chỉ cần chọn "New chat", rồi bấm "Create a space", đặt tên và có thể thêm biểu tượng cảm xúc đại diện. Ngay sau đó, giao diện Space sẽ hiện các nút mời thêm thành viên, chia sẻ tệp, và phân công công việc. Từ tên Space, bạn có thể truy cập vào các thiết lập như lịch sử tin nhắn.

Google Chat hỗ trợ chức năng trả lời theo luồng (threaded messages), giúp duy trì các chủ đề riêng biệt trong một cuộc trò chuyện mà không làm xáo trộn dòng hội thoại chính. Người dùng có thể kích hoạt trả lời theo thread bằng cách di chuột lên tin nhắn (trên web) hoặc giữ lâu tin nhắn (trên điện thoại).

Bên cạnh đó, tính năng ghim (pin) các tin nhắn hoặc đối thoại quan trọng được đặt lên đầu danh sách giúp người dùng không bị lạc các cuộc trò chuyện cần thiết. Trên nền web, nhấn biểu tượng ba chấm bên cạnh tên chat và chọn “Pin”; trên điện thoại, giữ lâu cuộc trò chuyện để lựa chọn chức năng ghim.

Việc sắp xếp các cuộc trò chuyện thành các phần mục (sections) như bạn tổ chức thư mục email cũng có thể thực hiện trên nền web. Người dùng có thể phân nhóm bạn bè, gia đình hay đồng nghiệp riêng biệt để dễ quản lý. Trên web, bạn bấm ba chấm cạnh cuộc chat rồi chọn “Move conversation” để chuyển vào phần mục cụ thể hoặc tạo mới.

Google Chat cho phép người dùng lên lịch gửi tin nhắn trong tương lai, hiện chỉ hỗ trợ trên web. Khi soạn thảo, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên bên trái nút Gửi để cài đặt thời gian gửi tin nhắn tối đa trước 120 ngày.

Ưu điểm của Google Chat là tích hợp hiệu quả với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Google Drive. Người dùng có thể đính kèm sự kiện, tệp tin dễ dàng. Ngoài ra, một tin nhắn quan trọng có thể biến thành nhiệm vụ trong Google Tasks hoặc được chuyển thẳng vào hộp thư Gmail với định dạng rõ ràng, tiện cho việc lưu trữ hoặc xử lý tiếp.

Google Chat cung cấp tùy chọn đặt trạng thái để người liên hệ biết bạn đang online hay bận, hoặc đang nghỉ ngơi dài ngày. Trên web, người dùng bấm biểu tượng trạng thái trên góc phải màn hình; trên mobile, thao tác tương tự qua menu.

Việc sửa nội dung tin nhắn đã gửi cũng rất thuận tiện: người dùng có thể giữ nhấn lâu trên tin nhắn hoặc di chuột để thấy biểu tượng chỉnh sửa, cho phép sửa lỗi chính tả hoặc cập nhật thông tin. Tuy nhiên, người nhận vẫn có thể xem lịch sử chỉnh sửa.

Chức năng kiểm soát ai có thể nhắn tin hoặc mời bạn vào Spaces giúp hạn chế các liên hệ không mong muốn làm phiền. Trên web, vào phần Cài đặt (biểu tượng bánh răng) rồi mục "Access restrictions" để điều chỉnh cho từng cá nhân và nhóm. Trên thiết bị di động Android và iOS có thể truy cập trong mục Cài đặt để cấu hình tương tự.

Những thiết lập này rất quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân, tránh bị làm phiền bởi người ngoài mạng liên hệ hoặc spam không cần thiết.